Agencja Amazon czy in-house? Kiedy własny zespół przestaje się opłacać

Jeśli zestawiasz pensję specjalisty od Amazona z fakturą od agencji, porównujesz dwie różne rzeczy. Po jednej stronie jest jedna pozycja w budżecie, po drugiej zespół, procesy, narzędzia i doświadczenie z wielu kont. W większości przypadków agencja wygrywa nie dlatego, że jest tania, tylko dlatego, że kupujesz gotową kompetencję zamiast budować ją od zera. Własny zespół zaczyna się opłacać dopiero wtedy, gdy skala utrzyma nie jedną osobę, lecz zespół z zastępowalnością.

Poniżej znajdziesz ramę, którą możesz przeliczyć na własnych liczbach: listę wszystkich składników pełnego kosztu zespołu wewnętrznego, trzy pytania rozstrzygające decyzję i porównanie trzech modeli. Nie znajdziesz tu wymyślonych „średnich stawek rynkowych". Stawki znasz Ty, my dokładamy strukturę i to, co w takich kalkulacjach najczęściej wypada.

Dlaczego porównanie „pensja kontra faktura" prowadzi na manowce

Typowa rozmowa o tej decyzji wygląda tak: ktoś podaje oczekiwaną pensję specjalisty, ktoś inny podaje miesięczny koszt agencji, po czym obie liczby ląduje się obok siebie w arkuszu. Problem w tym, że po lewej stronie stoi wynagrodzenie jednej osoby, a po prawej stronie stoi cała funkcja: prowadzenie kont, listingi, kampanie, ceny, obsługa incydentów, raportowanie i zastępowalność, gdy ktoś choruje.

Żeby porównanie miało sens, obie strony muszą obejmować to samo. Po stronie in-house trzeba więc doliczyć wszystko, co jest potrzebne, żeby jedna osoba mogła w ogóle wykonywać tę pracę, a firma nie zatrzymała się, gdy tej osoby zabraknie. Dopiero wtedy zestawiasz to z ceną za obsługę konta Amazon przez agencję, która tę funkcję dostarcza w całości.

Drugi błąd jest subtelniejszy. Koszt etatu jest stały i sztywny, a przychód z marketplace jest zmienny i sezonowy. Zatrudniając, kupujesz koszt, który zostaje z Tobą także w słabym kwartale i którego nie da się zredukować z dnia na dzień.

Pełny koszt zespołu in-house: co dokładnie policzyć

Poniżej lista pozycji do wpisania w arkusz. Kwoty wstaw własne, bo zależą od rynku pracy, miasta i seniority. Nam chodzi o to, żeby żadna pozycja nie zniknęła po cichu.

Koszty, które widać od razu

• Wynagrodzenie brutto: Twoje założenie, punkt wyjścia całej kalkulacji.
• Narzut składek po stronie pracodawcy: emerytalna 9,76%, rentowa 6,50%, wypadkowa od 0,67% do 3,33%, Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy 2,45%, FGŚP 0,10%. Przy typowej stawce wypadkowej to około 20,5% ponad wynagrodzenie brutto (stan na 02.01.2026 wg Biznes.gov.pl).
• PPK: wpłata podstawowa pracodawcy to 1,5% wynagrodzenia uczestnika, jeśli pracownik nie zrezygnował z programu (MojePPK).
• Narzędzia i subskrypcje: research i analityka, monitoring ofert i cen, repricer, grafika, tłumaczenia. Kupujesz je na jedno konto, a agencja rozkłada ten koszt na wielu klientów.
• Stanowisko pracy: sprzęt, licencje, miejsce, onboarding do systemów firmy.

Koszty, które trzeba doliczyć, bo bez nich rachunek jest fałszywy

• Rekrutacja: czas Twój i managera, ogłoszenia, ewentualna prowizja rekrutera. Do tego ryzyko nietrafionej rekrutacji, czyli powtórzenie całego procesu.
• Wdrożenie: miesiące, w których osoba kosztuje pełną stawkę i jeszcze nie dowozi wyniku.
• Realna dostępność: w 2026 roku pełny etat to 251 dni roboczych (2008 godzin). Odejmij od tego urlop wypoczynkowy, czyli 20 dni przy stażu poniżej 10 lat i 26 dni przy stażu co najmniej 10 lat (art. 154 Kodeksu pracy), oraz absencję chorobową, którą przez pierwsze 33 dni w roku kalendarzowym finansuje pracodawca (art. 92 Kodeksu pracy). Dopiero ta liczba jest mianownikiem, przez który dzielisz koszt roczny, żeby poznać koszt jednego dnia pracy.
• Zarządzanie: Twój czas albo czas managera na ustalanie priorytetów, kontrolę jakości i rozwój tej osoby. To realna godzina, tylko wyceniona wyżej.
• Utrzymanie wiedzy: szkolenia, konferencje, czas na śledzenie zmian. Nie jest to koszt jednorazowy, o czym za chwilę.
• Koszt błędów i przestojów: zablokowana oferta, przepalony budżet reklamowy, błąd w cenie, pogorszona kondycja konta (Account Health). To najtrudniejsza do oszacowania pozycja i zwykle jedyna, która potrafi przewyższyć wszystkie pozostałe razem wzięte.
• Ryzyko jednej osoby: ustawowy okres wypowiedzenia to 2 tygodnie przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc po 6 miesiącach i 3 miesiące po 3 latach pracy (art. 36 Kodeksu pracy). W praktyce oznacza to, że o odejściu jedynej osoby znającej konto dowiadujesz się na kilka tygodni przed faktem.

Gdy zsumujesz te pozycje i podzielisz przez realną liczbę dni dostępnych, dostajesz koszt jednego dnia pracy własnego specjalisty. To jest liczba, którą warto porównać z ofertą agencji, a nie samo wynagrodzenie brutto. Jeżeli robisz podobne ćwiczenie po stronie produktu, zasada jest ta sama co przy liczeniu marży i rentowności produktu: rachunek jest wart tyle, ile pozycji w nim nie brakuje.

Trzy pytania, które rozstrzygają szybciej niż arkusz

Arkusz jest potrzebny, ale rzadko rozstrzyga sam. W praktyce decyzję zamykają trzy pytania.

1. Ile kanałów i rynków planujesz w ciągu najbliższych dwóch lat?

Jeśli odpowiedź brzmi „Amazon w Polsce i tyle", jedna kompetentna osoba może wystarczyć. Jeśli w planie są Niemcy, druga platforma i kolejna kategoria, to każdy nowy kanał w modelu in-house oznacza albo kolejną rekrutację, albo przeciążenie osoby, którą już masz. W modelu agencyjnym to jest rozszerzenie zakresu w umowie, a nie nowy etat. To zresztą najczęstszy powód, dla którego marki decydują się na prowadzenie kilku platform naraz przez jedną agencję: jedna strategia i jeden raport zamiast kilku niezależnych wysepek.

2. Ile czasu i ile sprzedaży możesz oddać na dojście do kompetencji?

Nie podamy Ci tu uniwersalnej liczby miesięcy, bo uczciwie jej nie znamy: zależy od produktu, punktu startu i tego, ile czasu poświęcisz na wdrożenie. To liczba, którą musisz oszacować sam, zanim podpiszesz umowę o pracę.

Warto natomiast pamiętać, że kompetencja na marketplace nie jest kosztem jednorazowym. Platformy zmieniają zasady w trakcie gry: same opłaty Amazon FBA potrafią zmienić się kilka razy w roku, dochodzą nowe programy, nowe obowiązki regulacyjne i nowe formaty reklamowe. Zatrudniając, kupujesz nie tylko naukę, ale też obowiązek jej ciągłego odświeżania.

3. Co się stanie, gdy ta jedna osoba odejdzie?

To pytanie ujawnia najwięcej. Jeśli odpowiedź brzmi „stoimy", masz do czynienia nie z zespołem, tylko z pojedynczym punktem awarii. Wraz z tą osobą wychodzi z firmy wiedza o koncie, historia decyzji, ustawienia kampanii i kontekst, którego nie ma w żadnej dokumentacji. Agencja też ma rotację, ale po jej stronie konto zna więcej niż jedna osoba, a przekazanie jest procesem, nie improwizacją.

In-house, agencja, model hybrydowy: porównanie

Trzeci wariant, który w takich zestawieniach zwykle wypada, to model hybrydowy: agencja wykonuje pracę, a po stronie marki jest jedna osoba, która jest właścicielem kanału, zna liczby i podejmuje decyzje biznesowe.

Wniosek praktyczny, i to jest nasza rekomendacja, a nie fakt: dla większości marek, które sprzedają na jednej lub dwóch platformach i chcą rosnąć, model hybrydowy jest bezpieczniejszy niż czysty in-house i skuteczniejszy niż czyste zlecenie na zewnątrz bez gospodarza po stronie firmy.

Kiedy in-house naprawdę ma sens

Są sytuacje, w których własny zespół jest lepszym wyborem i udawanie, że jest inaczej, byłoby nieuczciwe. Trzy najczęstsze:

• Skala uzasadnia zespół, a nie etat. Gdy wolumen sprzedaży utrzyma kilka osób z rozdzielonymi rolami (listingi, reklama, operacje) i realną zastępowalnością, argument o ryzyku jednej osoby przestaje działać, a koszt jednostkowy pracy spada.
• Produkt wymaga stałej, głębokiej wiedzy wewnętrznej. Asortyment konfigurowalny, silnie regulowany albo techniczny, gdzie poprawna karta produktu wymaga wiedzy inżynierskiej lub certyfikacyjnej, którą i tak macie tylko wy.
• Świadomie budujecie kompetencję jako aktywo. Na przykład przygotowując firmę do transakcji albo do modelu, w którym sprzedaż bezpośrednia ma być trwałym rdzeniem biznesu, a nie kanałem uzupełniającym. To decyzja strategiczna i wtedy koszt nauki jest inwestycją, nie stratą.

Uczciwie trzeba też powiedzieć, czego agencja nie załatwi sama z siebie. Wiedza o koncie jest częściowo poza Twoją firmą, priorytety dzielisz z innymi klientami, a zmiana dostawcy zawsze kosztuje czas. Te ryzyka da się jednak ograniczyć zapisami w umowie i o to warto zadbać zanim podpiszesz:

• Własność konta i marki: konto sprzedawcy i znak towarowy należą do Ciebie, agencja pracuje na dostępach.
• Dostępy po Twojej stronie: pełny wgląd w Seller Central, panel reklamowy i raporty przez cały czas współpracy.
• Raportowanie w Twoich metrykach: sprzedaż, marża i koszt reklamy, a nie sama liczba wykonanych zadań.
• Rozsądny okres wypowiedzenia i tryb przekazania: ustalony na początku, nie w momencie rozstania.

Przy większej skali wąskim gardłem przestają być ręce

Jest jeszcze jeden powód, dla którego dokładanie etatów przestaje działać. Powyżej pewnej liczby produktów, kanałów i rynków problemem nie jest brak rąk, tylko brak integracji: rozjeżdżające się stany magazynowe, ręczne tłumaczenia katalogu, mapowanie feedów pod kolejne platformy, wyłapywanie błędów w ofertach. Tego nie rozwiązuje kolejna osoba, tylko technologia.

W naszej grupie tę część bierze na siebie brand technologiczny Seedlight, na przykład w obszarze automatyzacji AI w operacjach eCommerce. Wskazujemy to nie po to, żeby domknąć wątek reklamą, tylko dlatego, że to realna alternatywa dla decyzji „zatrudnijmy jeszcze jedną osobę do powtarzalnej roboty".

Jak to wygląda po naszej stronie

W Amazonway prowadzimy sprzedaż klientów na marketplace według frameworku Waypoint, czyli trasy w pięciu punktach. Pierwszy z nich, WP 01 Kierunek, to bezpłatna konsultacja i audyt: konto, dane produktowe, konkurencja i marże. Kończy się diagnozą blokerów, a nie umową, więc jest to sensowny sposób, żeby sprawdzić własne założenia kosztowe na twardych danych, zanim zdecydujesz o modelu obsługi.

Codzienna obsługa (WP 04 Tempo) rozliczana jest w modelu abonament plus success fee od wygenerowanej sprzedaży, więc część naszego wynagrodzenia zależy od Twojego wyniku. Aktualne widełki i zasady rozliczeń są w cenniku.

Zastrzeżenie, na które zasługujesz: nie każda marka powinna oddawać obsługę na zewnątrz i nie każdemu odpowie nasz model pracy. Jeżeli po audycie okaże się, że Twoja skala uzasadnia własny zespół, powiemy to wprost. Nie obiecujemy też konkretnych wyników sprzedaży, bo zależą od produktu, ceny, konkurencji i budżetu, a nie od samej obsługi.

Najczęstsze pytania

Czy agencja jest tańsza niż zatrudnienie specjalisty?

To zależy od tego, co wliczysz po stronie etatu. Jeśli porównujesz samo wynagrodzenie brutto z abonamentem, agencja zwykle wygląda drożej. Jeśli doliczysz narzut składek (około 20,5% ponad brutto), PPK, narzędzia, rekrutację, wdrożenie, urlopy i absencję, proporcje często się odwracają, zwłaszcza przy jednej osobie na kilka kanałów. Konkretną wycenę agencji prowadzącej konta Amazon najlepiej zestawić z własnym arkuszem po przeliczeniu obu stron w tym samym zakresie.

Ile osób potrzeba, żeby prowadzić konto Amazon wewnętrznie?

Nie ma jednej liczby, bo zakres zależy od liczby produktów, rynków i tego, czy prowadzicie reklamę. Warto natomiast zadać pytanie odwrotne: ile osób musi znać konto, żeby urlop albo odejście jednej z nich nie zatrzymało sprzedaży? Jeśli odpowiedź brzmi „więcej niż jedna", a budżet daje radę tylko na jeden etat, model in-house jest niedoubezpieczony.

Kto jest właścicielem konta i danych, gdy pracuje agencja?

Powinieneś nim być Ty. Standard, którego warto wymagać: konto sprzedawcy i znak towarowy zarejestrowane na Twoją firmę, agencja pracuje na nadanych dostępach, a Ty masz stały wgląd w Seller Central i raporty. Jeśli dostawca proponuje inaczej, to jest sygnał ostrzegawczy niezależnie od ceny.

Czy da się zacząć od agencji i przejść później na in-house?

Tak i to jest częsty scenariusz. Wtedy warto od początku pracować w modelu hybrydowym: jedna osoba po Twojej stronie jako właściciel kanału, która uczy się na działającym koncie zamiast na własnych błędach. Przejście jest wtedy przekazaniem, a nie startem od zera.

Czy koszt agencji spada, gdy spada sprzedaż?

Częściowo, jeśli model rozliczeń zawiera składnik zależny od wyniku. W modelu abonament plus success fee stała część zostaje, a zmienna spada wraz z obrotem. Koszt etatu w tej samej sytuacji nie zmienia się wcale.

Sprawdź swoje założenia na twardych danych

Zanim zdecydujesz o modelu obsługi, przelicz obie strony w tym samym zakresie: pełny koszt zespołu wewnętrznego według listy powyżej i koszt agencji dla tego samego zakresu prac. Jeśli chcesz, żeby po drugiej stronie tego rachunku stały realne liczby z Twojego konta, zacznij od audytu.

Umów bezpłatną konsultację i audyt konta →