Podatki na Amazon w Europie – VAT, OSS i obowiązki EPR

Dlaczego podatki to klucz w sprzedaży na Amazon

Sprzedaż na Amazon w Europie to nie tylko dobre zdjęcia i atrakcyjny opis produktu. Fundamentem są podatki i zgodność z przepisami – bez tego żadna oferta nie ma szans na stabilną sprzedaż.

Amazon, jako marketplace, ponosi odpowiedzialność solidarną za swoich sprzedawców, dlatego wymaga pełnej zgodności z VAT i EPR. Brak rejestracji albo zaległości podatkowe kończą się zwykle blokadą listingów lub nawet całego konta.

W Unii Europejskiej handel transgraniczny oznacza dodatkowe obowiązki:

• wysyłając towar z Polski do Niemiec czy Francji, trzeba wiedzieć, kiedy wystarczy VAT OSS, a kiedy konieczna jest lokalna rejestracja VAT,
• w wielu krajach (np. Niemcy, Francja) sprzedawca musi mieć aktywne numery EPR, inaczej nie wystawi ofert w wybranych kategoriach.

Dla polskich firm sprzedających na Amazon oznacza to konieczność pogodzenia dwóch poziomów wymagań:

1. lokalnych przepisów krajowych (np. VAT w Polsce),
2. regulacji unijnych (OSS, EPR, VAT w krajach magazynowania).

👉 Dopiero połączenie obu perspektyw pozwala działać zgodnie z prawem, uniknąć blokad i budować sprzedaż w Europie bez ryzyka.

VAT na Amazon – podstawy

Sprzedając na Amazon w Europie, nie da się uniknąć tematu VAT. To właśnie od poprawnej rejestracji i rozliczeń zależy, czy Twoje konto będzie działało bez zakłóceń i czy unikniesz blokad ze strony Amazona lub lokalnych urzędów skarbowych.

Kiedy potrzebujesz rejestracji VAT

• W Polsce – jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, jesteś zobowiązany do rozliczania VAT zgodnie z polskimi przepisami. Zwolnienia z VAT (do 200 000 zł rocznego obrotu) są teoretycznie możliwe, ale w praktyce Amazon i tak często wymaga podania numeru VAT przy rejestracji.
• W innych krajach UE – konieczność rejestracji pojawia się wtedy, gdy magazynujesz tam towar (np. FBA w Niemczech) lub przekraczasz próg sprzedaży do danego kraju.

VAT przy modelach logistycznych: FBM vs FBA

• FBM (Fulfilled by Merchant) – jeśli wysyłasz z Polski bez magazynowania towaru w innych krajach, możesz rozliczać sprzedaż w Polsce i zgłosić ją w systemie VAT OSS.
• FBA (Fulfillment by Amazon) – w tym przypadku towar trafia do magazynów Amazona, np. w Niemczech czy Francji. Już samo przechowywanie produktów w danym kraju oznacza obowiązek lokalnej rejestracji VAT i składania deklaracji.

VAT a sprzedaż do innych krajów UE

Od lipca 2021 działa system VAT OSS (One Stop Shop), który ułatwia handel transgraniczny. Dzięki niemu możesz rozliczać sprzedaż do konsumentów w innych krajach UE w jednym miejscu – w Polsce. Ale uwaga: OSS działa tylko wtedy, gdy nie magazynujesz towarów poza Polską. Jeśli korzystasz z FBA w innym kraju, OSS nie wystarczy i musisz zarejestrować się do VAT lokalnie.

Obowiązek wystawiania faktur i numer VAT UE

Amazon wymaga, aby sprzedawcy byli w stanie generować poprawne faktury zgodne z prawem podatkowym. W praktyce oznacza to konieczność posiadania aktywnego numeru VAT UE, który pozwala na transakcje wewnątrzwspólnotowe. Brak prawidłowych dokumentów lub opóźnienia w wystawianiu faktur mogą skutkować blokadami ofert, szczególnie na wymagających rynkach jak Niemcy.

👉 Kluczowa zasada: sprzedajesz w innym kraju = sprawdź, czy Twoje produkty fizycznie nie znajdują się w magazynie poza Polską. Jeśli tak, lokalny VAT staje się obowiązkowy.

VAT OSS – uproszczona procedura rozliczeń

System VAT OSS (One Stop Shop) został wprowadzony w lipcu 2021 roku, aby uprościć życie sprzedawców działających transgranicznie w Unii Europejskiej. Dzięki niemu nie musisz rejestrować się do VAT osobno w każdym kraju, w którym masz klientów – wystarczy jedno zgłoszenie w Polsce i jedno rozliczenie kwartalne.

Czym jest VAT OSS

To specjalna procedura podatkowa, która pozwala rozliczać sprzedaż towarów B2C (do konsumentów) w całej UE poprzez urząd skarbowy w kraju, w którym prowadzisz działalność – w przypadku polskich firm będzie to polski urząd skarbowy.

Kiedy można korzystać z OSS

OSS działa wtedy, gdy:

• wysyłasz towar z Polski do konsumentów w innych krajach UE,
• nie magazynujesz towaru poza granicami Polski (czyli działasz w FBM lub w FBA wyłącznie z polskiego magazynu).

Jeśli przechowujesz produkty w innym kraju (np. FBA w Niemczech), OSS przestaje wystarczać – musisz zarejestrować się do VAT w tym państwie.

Zalety OSS

• Jedno rozliczenie zamiast wielu – nie musisz prowadzić księgowości w każdym kraju osobno.
• Oszczędność czasu i kosztów – unikasz dodatkowych rejestracji i raportów.
• Przejrzystość – rozliczenia odbywają się centralnie, przez polski urząd skarbowy.

Ograniczenia OSS

OSS ma też swoje ograniczenia:

• nie działa, gdy korzystasz z Pan-EU FBA – bo w tym modelu Amazon replikuje zapas w wielu krajach, a to oznacza konieczność lokalnych rejestracji VAT,
• wymaga pilnowania poprawnych stawek VAT dla każdego kraju, do którego sprzedajesz,
• dotyczy wyłącznie sprzedaży do konsumentów (B2C), nie obejmuje transakcji B2B.

👉 W praktyce OSS to świetne rozwiązanie na start – szczególnie dla sprzedawców z Polski, którzy chcą testować sprzedaż na kilku rynkach. Jednak w momencie, gdy zdecydujesz się na Pan-EU, musisz być gotowy na lokalne rejestracje VAT.

Rejestracja VAT w krajach UE (case FBA i Pan-EU)

W momencie, gdy zaczynasz korzystać z FBA w innych krajach niż Polska albo włączasz model Pan-EU, pojawia się obowiązek rejestracji do VAT lokalnie. Wynika to z faktu, że samo magazynowanie towaru w danym kraju oznacza „stałe miejsce prowadzenia działalności” i rodzi obowiązki podatkowe.

Kiedy trzeba rejestrować się do VAT lokalnie

• Jeśli wysyłasz towar z magazynu Amazona w danym kraju (np. FBA w Niemczech czy Francji).
• Jeśli Amazon w ramach Pan-EU replikował Twój zapas do kilku krajów.
• Jeśli dokonujesz lokalnych sprzedaży powyżej progów, których OSS nie obejmuje.

W praktyce oznacza to, że nawet jeśli Twoja firma działa w Polsce, to trzymając zapas w magazynie DE, FR czy IT, musisz tam mieć lokalny numer VAT i składać deklaracje.

Przykłady krajów, w których polscy sprzedawcy najczęściej rejestrują VAT

• Niemcy (DE) – największy rynek Amazon w Europie, praktycznie obowiązkowy przy poważnej sprzedaży.
• Francja (FR) – duży rynek, ale dodatkowo wymagający numerów EPR (opakowania, elektronika).
• Włochy (IT) i Hiszpania (ES) – często wybierane przez Amazon jako lokalizacje magazynów przy Pan-EU.
• Czechy (CZ) i Polska (PL) – wykorzystywane w ramach sieci logistycznej Amazona (np. magazyny w Poznaniu, Wrocławiu czy Pradze).

Koszty i czas trwania rejestracji

• Rejestracja VAT w poszczególnych krajach zwykle trwa od 4 do 12 tygodni, w zależności od urzędu.
• Koszty zależą od tego, czy robisz to samodzielnie, czy przez wyspecjalizowaną firmę. Standardowo trzeba liczyć od 300 do 800 € za rejestrację i dodatkowe koszty comiesięcznego raportowania.
• Amazon weryfikuje numery VAT i może zablokować oferty, jeśli w systemie Seller Central nie zostaną one podane.

Obowiązki sprawozdawcze

• Po rejestracji trzeba składać regularne deklaracje VAT w danym kraju (najczęściej miesięczne lub kwartalne).
• W niektórych krajach wymagane są dodatkowe raporty, np. Intrastat dla handlu wewnątrzunijnego.
• Brak złożenia deklaracji w terminie wiąże się z karami i – co gorsza – może skutkować blokadą konta Amazon.

👉 Dlatego planując Pan-EU, trzeba uwzględnić nie tylko koszty logistyki, ale także pełną obsługę VAT w kilku krajach jednocześnie. W praktyce wielu sprzedawców korzysta z usług biur rachunkowych wyspecjalizowanych w e-commerce, które prowadzą te rozliczenia w ich imieniu.

EPR (Extended Producer Responsibility) – nowe przepisy dla sprzedawców

Od 2022 roku obok obowiązków VAT na Amazon pojawił się kolejny wymóg – EPR (Extended Producer Responsibility), czyli „rozszerzona odpowiedzialność producenta”. To system unijny, którego celem jest przerzucenie części kosztów związanych z odpadami na podmioty wprowadzające produkty na rynek. W praktyce oznacza to, że sprzedawca musi zadbać o prawidłową rejestrację i raportowanie w zakresie odpadów opakowaniowych, elektroniki, baterii czy mebli – w zależności od kategorii produktów.

Co to jest EPR

EPR obejmuje obowiązki związane z:

• opakowaniami – każdy sprzedawca wysyłający paczki musi rozliczać się z ilości wprowadzonych opakowań,
• elektroniką i sprzętem elektrycznym (WEEE),
• bateriami i akumulatorami,
• w niektórych krajach także meblami czy innymi kategoriami.

Rejestracja EPR oznacza konieczność uzyskania lokalnego numeru producenta (EPR number) i regularnego raportowania wolumenów wprowadzanych na rynek.

W których krajach Amazon wymaga numerów EPR

Na ten moment Amazon szczególnie egzekwuje EPR w:

• Niemczech (DE) – obowiązek rejestracji w systemie LUCID (opakowania), a także w odpowiednich organizacjach dla elektroniki i baterii.
• Francji (FR) – obowiązek EPR obejmuje opakowania, elektronikę, baterie, meble, tekstylia i inne kategorie.

Amazon w Seller Central wprowadził specjalne sekcje do dodawania numerów EPR i blokuje listingi, jeśli sprzedawca nie poda wymaganych danych.

Jak uzyskać numer EPR i kto go potrzebuje

• Numer EPR uzyskuje się rejestrując w odpowiednim systemie w danym kraju (np. LUCID w Niemczech, system ADEME we Francji).
• Sprzedawca musi podpisać umowę z zatwierdzoną organizacją zajmującą się gospodarowaniem odpadami i regularnie raportować ilości (np. wagę opakowań wprowadzanych na rynek).
• Obowiązek dotyczy każdego sprzedawcy, który wysyła produkty do konsumentów w danym kraju – nie tylko producentów, ale także resellerów i dystrybutorów.

Konsekwencje braku rejestracji

Amazon traktuje EPR bardzo poważnie, bo odpowiada solidarnie za sprzedawców. Brak numeru EPR oznacza, że:

• Twoje oferty zostaną zablokowane w danym kraju,
• w niektórych przypadkach Amazon zatrzyma Twoje płatności do czasu uzupełnienia numerów,
• lokalne urzędy mogą nałożyć kary finansowe.

👉 Dlatego EPR to obowiązek, którego nie można odkładać „na później”. W szczególności firmy kierujące sprzedaż do Niemiec i Francji muszą zaplanować ten proces jeszcze przed startem na Amazonie.

Jak Amazon kontroluje VAT i EPR

Amazon nie pozostawia sprzedawcom dowolności w kwestii podatków. Jako marketplace ponosi odpowiedzialność solidarną za rozliczenia VAT i spełnienie obowiązków EPR przez sprzedawców. Oznacza to, że jeśli sprzedawca nie jest zgodny z przepisami, konsekwencje może ponieść również Amazon – dlatego platforma sama aktywnie pilnuje zgodności.

Weryfikacja VAT w Seller Central

• Już podczas rejestracji konta Amazon pyta o numer VAT, a następnie weryfikuje go w systemie VIES (unijny rejestr VAT UE).
• Sprzedawcy korzystający z FBA muszą dodać do konta lokalne numery VAT z krajów, w których magazynują towar.
• Brak ważnego numeru VAT = brak możliwości sprzedaży w danym kraju.

Weryfikacja EPR w Seller Central

• W sekcji Compliance sprzedawcy muszą dodać numery EPR (np. LUCID w Niemczech, ADEME we Francji).
• Amazon okresowo przypomina o konieczności dodania brakujących numerów i daje termin na uzupełnienie danych.
• W przypadku niektórych kategorii (np. elektronika, opakowania) dodanie numeru EPR jest warunkiem publikacji oferty.

Automatyczne blokady ofert

Amazon ma zautomatyzowane mechanizmy kontrolne:

• brak numeru VAT lub EPR → oferty w danym kraju zostają zablokowane,
• niezgodność danych (np. inna nazwa firmy w rejestrze VAT niż w Seller Central) → blokada lub konieczność ponownej weryfikacji,
• brak regularnych deklaracji → Amazon może wstrzymać wypłaty środków do czasu wyjaśnienia sprawy.

👉 W praktyce oznacza to, że bez uporządkowanych podatków sprzedaż na Amazonie po prostu nie działa. To dlatego tak wielu sprzedawców decyduje się na współpracę z biurami rachunkowymi wyspecjalizowanymi w e-commerce, które pilnują wszystkich formalności.

Najczęstsze błędy sprzedawców i jak ich uniknąć

Wielu sprzedawców wchodzących na Amazon skupia się na ofercie, reklamach czy zdjęciach, a temat podatków odkłada „na później”. To błąd, który często kończy się blokadą konta w najmniej odpowiednim momencie – np. w szczycie sprzedaży przed świętami. Oto najczęstsze problemy, które obserwujemy:

1. Brak rejestracji VAT w Niemczech przy FBA

Niemcy to największy rynek Amazon w Europie i najczęściej wybierana lokalizacja magazynów FBA. Wielu sprzedawców nie zdaje sobie sprawy, że samo przechowywanie towaru w DE oznacza obowiązek rejestracji VAT. Ignorowanie tego przepisu kończy się szybką blokadą ofert i utratą możliwości sprzedaży.

Jak tego uniknąć?
Sprawdź, gdzie Amazon wysyła Twój zapas. Jeśli to Niemcy, od razu rozpocznij proces rejestracji VAT i przygotuj się na składanie deklaracji miesięcznych.

2. Ignorowanie progów sprzedaży i OSS

Niektórzy sprzedawcy zakładają, że skoro rozliczają się w Polsce, to mogą sprzedawać w całej UE bez ograniczeń. Tymczasem przekroczenie progu 10 000 € rocznej sprzedaży do konsumentów w UE oznacza obowiązek korzystania z OSS. Brak rejestracji skutkuje powstaniem zaległości podatkowych i ryzykiem sankcji.

Jak tego uniknąć?
Monitoruj obroty na rynkach zagranicznych i w razie potrzeby zgłoś się do OSS w polskim urzędzie skarbowym.

3. Niezłożenie raportów miesięcznych/kwartalnych

Rejestracja VAT w innym kraju to dopiero początek. Trzeba też regularnie składać deklaracje VAT, często co miesiąc lub kwartał. Wielu sprzedawców o tym zapomina, a kary finansowe mogą być bardzo dotkliwe.

Jak tego uniknąć?
Ustal harmonogram raportowania i korzystaj z usług biura rachunkowego, które przypilnuje terminów.

4. Zwlekanie z rejestracją EPR

Wielu sprzedawców bagatelizuje obowiązek EPR, dopóki Amazon nie zacznie blokować ofert. Problem w tym, że najczęściej dzieje się to w Q4 – okresie największej sprzedaży, kiedy każdy dzień blokady oznacza realne straty.

Jak tego uniknąć?
Zarejestruj się do EPR w Niemczech i Francji zanim zaczniesz sprzedawać, szczególnie jeśli działasz w kategoriach elektronika, opakowania, baterie czy meble.

👉 Podatki i compliance nie są „opcją” na Amazonie. To obowiązek, który trzeba mieć uporządkowany od pierwszego dnia. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnych przerw w sprzedaży i skupisz się na tym, co najważniejsze – skalowaniu biznesu.

FAQ – najczęstsze pytania o VAT i EPR

Temat podatków na Amazonie często budzi najwięcej wątpliwości. Sprzedawcy pytają, czy da się sprzedawać bez VAT, jak działa OSS, ile kosztuje EPR czy ile trwa rejestracja w Niemczech. Zebraliśmy najczęstsze pytania i przygotowaliśmy krótkie, konkretne odpowiedzi, które pomogą Ci lepiej zaplanować sprzedaż i uniknąć niespodzianek.

Czy mogę sprzedawać bez VAT?‍

Teoretycznie w Polsce istnieje zwolnienie z VAT do 200 000 zł obrotu rocznie, ale w praktyce na Amazonie sprzedaż bez numeru VAT jest mocno ograniczona. Amazon bardzo często wymaga podania aktywnego numeru VAT już przy rejestracji konta, a brak tego numeru może oznaczać blokadę ofert. Dodatkowo, jeśli planujesz sprzedaż w UE, VAT stanie się obowiązkowy przy przekroczeniu progu 10 000 € rocznie (sprzedaż B2C poza Polskę).

Czy OSS zwalnia z rejestracji VAT w DE/FR?‍

Nie. OSS działa tylko wtedy, gdy wysyłasz towar z Polski (albo innego jednego kraju magazynowania) i nie przechowujesz zapasów za granicą. Jeśli korzystasz z FBA w Niemczech, Francji czy innym kraju, musisz zarejestrować się lokalnie do VAT, nawet jeśli korzystasz z OSS.

Ile kosztuje EPR w Niemczech/Francji?‍

Koszt EPR zależy od kategorii produktów i wolumenu sprzedaży.

• W Niemczech rejestracja w systemie LUCID jest bezpłatna, ale trzeba zawrzeć umowę z organizacją odzysku opakowań – koszt zaczyna się od kilkuset euro rocznie. Dla elektroniki czy baterii mogą dojść dodatkowe opłaty.
• We Francji opłaty EPR są bardziej złożone – zależą od kategorii (opakowania, elektronika, meble, tekstylia itd.) i wolumenu. Dla małych sprzedawców mogą to być kwoty rzędu kilkuset euro rocznie, dla dużych – kilka tysięcy.

Jak długo trwa rejestracja VAT w Niemczech?‍

Rejestracja VAT w Niemczech trwa zazwyczaj od 6 do 12 tygodni, w zależności od obciążenia urzędów i kompletności dokumentów. W praktyce warto rozpocząć proces wcześniej, jeszcze przed wysyłką zapasu do magazynów FBA. Pamiętaj, że Amazon może wstrzymać sprzedaż w Niemczech, dopóki nie dodasz ważnego numeru VAT do konta.

👉 Dobrze przygotowana strategia podatkowa pozwala uniknąć niespodzianek i blokad. Jeśli nie masz pewności, który obowiązek dotyczy Twojej firmy, warto skorzystać z pomocy specjalistów VAT i EPR.

Podsumowanie + następne kroki

Podatki to fundament sprzedaży na Amazon. Możesz mieć świetny produkt, atrakcyjną cenę i dopracowany listing, ale jeśli nie zadbasz o VAT i EPR, prędzej czy później Twoje konto zostanie zablokowane, a sprzedaż stanie w miejscu. Amazon działa w pełnej zgodności z przepisami unijnymi i wymaga tego samego od swoich sprzedawców – dlatego bez uporządkowanej strategii podatkowej skalowanie biznesu w Europie jest niemożliwe.

Dobra wiadomość jest taka, że da się to poukładać. Startujesz od VAT w Polsce + OSS, a gdy rozwijasz się w modelu FBA/EFN, dodajesz rejestracje w krajach magazynowania. Przy Pan-EU musisz przygotować się na większe obowiązki (lokalne VAT + EPR), ale w zamian zyskujesz największy potencjał sprzedaży i najwyższą konwersję.

👉 Jeśli nie chcesz tracić czasu na zawiłości przepisów, możemy Ci w tym pomóc.

Pomożemy Ci przejść przez VAT i EPR bez stresu – od rejestracji po raportowanie.
Skontaktuj się z nami, a przygotujemy dla Ciebie indywidualny plan działania i sprawimy, że podatki nie będą barierą, tylko solidnym fundamentem pod rozwój Twojej sprzedaży na Amazonie.

📩 Skontaktuj się z nami →